secretaria moderna

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas    o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:

•       Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

•       Establecer buenos contactos telefónicos

•       Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

•       Planificar su tiempo y el de su jefe

•       Preparar y tratar la información adecuadamente

•       Concertar, acoger y atender a las visitas

•       Preparar presentaciones de productos o servicios

•       Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

"En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.

“Las competencias de una secretaria de los años 70 u 80 y las de una secretaria del siglo 21 son diferentes”, dice Thelma Camarena, vicerrectora ejecutiva del Instituto Cultural Dominico Americano, institución que imparte la carrera Técnico Superior en Asistente Ejecutiva o Executive Assistant.

Como muestra, cita los cambios realizados por esa institución en su plan de estudios. Hace siete u ocho años, una secretaria debía saber mecanografía, taquigrafía, manejo de archivos y traducción del español al inglés y viceversa, porque era concebida como una persona que estaba frente a una máquina y tomaba dictados de su jefe.

Pero la secretaria moderna “es una asistente; sus competencias son diferentes”, expresa Camarena.

No toma dictados; elabora borradores, en español o inglés para que su jefe los revise. Tampoco se queda a la zaga en el uso de la tecnología; maneja con destreza todos los equipos de oficina y computación.