MOVILIARIO DE UNA OFICINA

Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.

Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.

Tipos

Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básico. El término excluye objetos como PC, teléfonos, y todo tipo de accesorios necesarios para el desempeño del trabajo.

El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo. En adición al rol funcional del mobiliario, puede servir a un propósito simbólico o reflejo de un determinado estatus, así como claramente el trabajo o entorno a él se va a desempeñar.

Materiales

Los materiales empleados en su construcción suelen ser:

•           Madera: Tuvo un gran protagonismo desde los egipcios hasta el mueble estilo art nouveau, y todavía sigue siendo el material preferido por muchas personas. Los tipos de maderas más empleados son las de pino, cerezo, castaño, haya, roble, etc.

•           Metal: Se comenzó a utilizar después de la primera guerra mundial, con el advenimiento del modernismo y con los diseños de Marcel Breuer, en tubo de acero curvado y cromado, que impusieron un nuevo estilo de mobiliario.

•           Plástico: Cobró relevancia en el diseño de muebles después de la Segunda Guerra Mundial, cuando se hicieron grandes avances en la obtención y procesado de este material. Los que innovaron en el uso del plástico fueron los diseñadores italianos del movimiento radical design.

OFICINA VIRTUAL

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.

Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.

El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país. Por ejemplo, un cliente de Virtual Office podría utilizar este servicio en Cracovia. Si este cliente quiere reducir los costes y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en un otro país, eso podría ser una muy buena solución.

OFICINA ABIERTA

 Adecuar de manera inteligente los espacios laborales permite optimizar la productividad, la concentración y la eficiencia del recurso humano en las organizaciones. Por esto, las últimas tendencias en el diseño de mobiliario y accesorios para “oficina abierta”, ofrece soluciones que hacen de éstas áreas, confortables, prácticas y dinámicas.

 El  concepto y el desarrollo de la Oficina Abierta están marcados por la evolución, tanto de las necesidades del hombre según su tiempo, como por el cambio mismo de los espacios arquitectónicos; espacios que de igual forma marchan y se transforman de acuerdo al paso vertiginoso de la tecnología.

Después de casi un siglo de su crea­ción,, las oficinas laborales pasaron de ser espacios cerrados, fríos y rígidos -en donde las necesidades básicas de los empleados: funcionalidad, privacidad, ergonomía, movilidad, convivencia o ambientales, eran olvidadas-; a convertirse en lugares atractivos y amigables que propician la eficiencia, efectividad, capacidad, concentración y producción del re­curso humano, atendiendo a su vez todas sus necesidades de confort, por pequeñas que sean.

De ahí que los diseñadores, teniendo en cuenta que la oficina ha adquirido unas dimensiones importantísimas en la vida moderna y que se ha convertido en el “hogar” de los empleados -durante cinco o seis días a la semana en un promedio de ocho horas diarias- se han preocupado por desarrollar novedosos sistemas y elementos que faciliten el trabajo diario de los trabajadores y lo hagan, porque no, placentero.

De hecho las empresas indistintamente de su tamaño o actividad, se han puesto a la tarea de construir espacios administrativos y laborales que, además de reflejar su fi­losofía e imagen corporativa; alberguen el mayor número de personas en un área determinada, pero en un entorno agradable que facilite a sus empleados el cumplimiento de sus tareas bajo parámetros de flexibilidad -tanto indi­vidual como grupal-, ergonomía, comodidad y seguridad industrial.

Hoy, muebles, herrajes, centros de cómputo, sistemas de seguridad y en especial, los accesorios; hacen parte de la amplia gama de soluciones que en el mercado ofrece, que se encuentran a disposición de arquitectos, diseñadores y constructores y que están, por fortuna, al servicio de quie­nes ocupan estos vitales espacios, como usuarios juiciosos y permanentes.

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas    o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:

•       Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

•       Establecer buenos contactos telefónicos

•       Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

•       Planificar su tiempo y el de su jefe

•       Preparar y tratar la información adecuadamente

•       Concertar, acoger y atender a las visitas

•       Preparar presentaciones de productos o servicios

•       Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

"En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.

“Las competencias de una secretaria de los años 70 u 80 y las de una secretaria del siglo 21 son diferentes”, dice Thelma Camarena, vicerrectora ejecutiva del Instituto Cultural Dominico Americano, institución que imparte la carrera Técnico Superior en Asistente Ejecutiva o Executive Assistant.

Como muestra, cita los cambios realizados por esa institución en su plan de estudios. Hace siete u ocho años, una secretaria debía saber mecanografía, taquigrafía, manejo de archivos y traducción del español al inglés y viceversa, porque era concebida como una persona que estaba frente a una máquina y tomaba dictados de su jefe.

Pero la secretaria moderna “es una asistente; sus competencias son diferentes”, expresa Camarena.

No toma dictados; elabora borradores, en español o inglés para que su jefe los revise. Tampoco se queda a la zaga en el uso de la tecnología; maneja con destreza todos los equipos de oficina y computación.